Vad är en rimlighetsstudie, och hur ska den genomföras? Förenklat är den ett verktyg som hjälper er bedöma om ett projekt har rätt förutsättningar för att kunna genomföras. Rimlighetsstudien tar inte mycket tid, ofta endast några procent av vad förstudien tar, men kan bespara er både tid, pengar, och problem.

Vi har under åren sett kunder gå in i projekt som havererat på grund av otillräckligt förarbete. En bit in i projektet konstaterar man att man inte insett omfattningen av behoven och kraven som ställs på projektet. Resultatet blir ofta att projektet misslyckas, går över tid och budget, eller inte lyckas leverera mot de mål som man föresatt sig.

Så hur genomför man en rimlighetsstudie för att undvika dessa problem? Här är en enklare metod:

1. Definiera syftet och målen med projektet.
2. Identifiera de målgrupper som berörs av projektet, och deras behov.
3. Identifiera de krav ni måste ta hänsyn till, både juridiska och affärsmässiga.
4. Gör en uppskattning av den kostnad, tid, samt kompetens som kommer krävas för att uppfylla det ni beskrivit i punkt 1 – 3.
5. Gör en uppskattning av tillgängliga resurser.
6. Ställ projektkostnaden mot tillgängliga resurser.
7. Ta beslut om projektets gångbarhet.

Låt oss titta lite närmare på dessa punkter:

1. Definiera syftet med projektet: En förutsättning för att ett projekt ska lyckas är att man vet vad man vill uppnå. För att kunna gå vidare med en rimlighetsstudie är det därför viktigt att man förstår behovsbilden, och vad det är man hoppas lösa. Håll det dock på en övergripande nivå.

2. Identifiera de målgrupper som berörs av projektet: För att förstå vilka behov ni måste tillgodose är det viktigt att förstå vilka era målgrupper för projektet är. Tänk på att målgrupperna inte är homogena, utan att ni måste ta hänsyn till olika grupper med olika behov.

3. Identifiera de krav ni måste ta hänsyn till: Det kommer finnas ett antal olika krav som av ett eller annat skäl måste beaktas. Det kan röra sig om lagkrav, affärsmässiga krav, eller krav som är specifika för att det aktuella projektet ska kunna genomföras. Då dessa ofta inte går att prioritera bort är det viktigt att förstå vilken påverkan de kommer ha på projektets förutsättningar.

4. Gör en uppskattning av kostnad: Gör en överslagsberäkning av vad som krävs för att projektet ska kunna tillgodose samtliga mål, behov, och krav. När du genomfört det här steget har du en uppfattning om vad projektet kommer kosta och kräva i fråga om tid och kompetens.

5. Gör en uppskattning av tillgängliga resurser: Ta reda på vilka resurser som finns att tillgå för projektet. Detta inkluderar såväl pengar som tid och kompetens.

6. Ställ projektkostnaden mot tillgängliga resurser: Själva kärnan i rimlighetsstudien är att kunna avgöra huruvida ett projekt har rätt förutsättningar för att kunna lyckas. Därför ställer ni det uppskattade resursbehovet mot de resurser ni faktiskt har att tillgå, och belyser skillnaden mellan de två.

7. Ta beslut om projektets gångbarhet: Förenklat finns det nu tre vägar att gå:

• Projektet har rätt förutsättningar för att lyckas, och därför går ni vidare till förstudien
• Projektet har vissa förutsättningar, men ni måste gå tillbaka till ritbordet och ändra omfattningen
• Projektet har inga förutsättningar för att kunna genomföras i dagsläget

För er som går vidare med projektet rekommenderar vi en titt på nästa inlägg i serien, där vi börjar titta på hur en förstudie kan genomföras!

Bloggserien fortsätter i Andra avsnittet: Förstudien, del ett: Rapporter, statistik, och slutsatser, där vi kommer diskutera hur en förstudie baserad på er egen data kan förbättra era förutsättningar och öka effekten av era förändringar, samt lägga grunden för ett lyckat projekt.