OBS! Då många har efterfrågat det vi behandlar här, så har vi tagit oss friheten att gå lite mer på djupet än vi brukar. Det här blogginlägget är därför lite längre än vanligt. Trevlig läsning! 

Målgrupp: Alla som arbetar med dokument eller länkar

Vad påverkar sökbarhet?

Vet du hur många dokument som finns på er webbplats? Det är ofta fler än man tror. Till exempel innehåller en genomsnittlig kommun- eller regionwebbplats oftast tusentals dokument. Dessutom behöver både besökare och Google kunna hitta dessa dokument, och de använder helt olika metoder.

Det är ett antal olika faktorer som avgör om ett dokument går att hitta, varav de viktigaste är:

1. Formuleringen på länken till dokumentets plats
2. Dokumentets filnamn
3. Metadata i filen 
4. Innehållet på sidan eller sidorna som dokumenten nås från 

Nedan följer en närmare genomgång av dessa faktorer, och vilka av dem som har störst påverkan på besökares, respektive Googles, förmåga att hitta dokument. Vi ger även praktiska exempel på hur du kan formulera innehåll på ett sätt som gör dokumenten lätta att hitta.

Länken till dokumentet

Bidrag till att besökare hittar dokumentet: Stor.
Bidrag till att Google hittar dokumentet: Stor.

Länken som leder till ett dokument är avgörande för både Google och besökare, om än av olika skäl. För besökare är den viktig eftersom länkens formulering avgör om besökaren förstår vad dokumentet är till för, och om det är det dokument de letar efter. För Google är det viktigt eftersom sökmotorn använder nyckelord i länkens formulering för att avgöra vad dokumentet handlar om, och vilka sökord som ska leda till dokumentet via Google.

Länkformuleringen är även viktigt för en webbplats interna sökmotor, om en sådan finns och är väl underhållen.

Kom ihåg att om samma dokument länkas från flera sidor, så är det viktigt att länkarna är formulerade på liknande sätt. Om de innehåller helt olika information är risken att Google får svårare att identifiera dokumentets syfte, vilket resulterar i att det blir svårare att hitta via sökmotorn.

Hur formulerar man en länk?

Länkarnas namn ska vara lättbegripliga, inte minst då tydliga länkar har en stor påverkan på tillgänglighet. Använd därför samma regel som för att skriva en tillgänglig länk:

Tumregel för att skapa tillgängliga länkar:
Det ska framgå av länkens formulering var besökaren hamnar om de klickar på länken, och vad länkens mål har för syfte eller innehåll.

Ett exempel på en välformulerad länk är: Här kan du läsa en beskrivning av Vizzits verktyg Web Analyzer.

Ett exempel på en sämre länk är: Läs mer om Vizzits produkter här.

Det är avgörande för både tillgänglighetshjälpmedel och Google att länken omfattar ett komplett uttalande (som i det första exemplet), och att det uttalandet bidrar med ett sammanhang. Som regel ska varje länk kunna läsas självständigt och fortfarande vara fullt begriplig.

Dokumentets filnamn

Bidrag till att besökare hittar dokumentet: Medel.
Bidrag till att Google hittar dokumentet: Liten.

Namnet på själva dokumentet är ofta ett bra sätt för besökare och interna sökmotorer för att hitta rätt. Det är särskilt viktigt om det inte framgår av länknamn och sammanhang på sidan vad dokumentet faktiskt innehåller. Det är dock den minst viktiga faktorn för huruvida Google hittar dokumentet, såvida inte all annan information är undermålig eller saknas.

Det kan dock komma att påverka Googlesökningar om samma dokument finns uppladdad på flera platser på samma webbplats. Google tillåter bara att ett enda dokument med samma innehåll eller namn finns i Google-sökningar. Se därför till att det bara finns en upplaga av varje dokument, eller att kanonisera den version som är aktuell.

Hur namnger man ett dokument?

Namnge dokument på ett sätt som gör det uppenbart vad dokumentet är till för. Information som med fördel kan inkluderas i namnet är typen av dokument, dokumentets syfte, var det kommer ifrån, och datum för publicering eller giltighet. Några praktiska exempel är:

• Ansokan_Bygglov_Fastighet_Blankett_Kommun2020.pdf
• TabellBesoksstatistikDjurparkensnamn2018Manadsvis
• RegionaltRegelverk_OffentligPlats_20200419.docx

Generellt sett är mer information att föredra framför mindre. Undvik dock att gå till överdrift.

Kom även ihåg att undvika mellanslag och nationella skrivtecken (t.ex. å, ä och ö, och ü) i filnamn.

Hur ser dåliga filnamn ut?

För att illustrera skillnaden följer några exempel på undermåliga filnamn, och varför de är dåliga:

• Ansokan_Bygglov.pdf
• Det är omöjligt att veta om det rör sig om en blankett eller någon form av instruktioner bara genom att läsa namnet.
• Blankett_bygglov.pdf
• Det är en blankett för bygglovsansökan, men är det rätt blankett? Finns det flera blanketter för ansökan om bygglov, och i så fall, hur ser man skillnad på dem? Även om svaret är ”det finns bara en blankett”, så vet inte nödvändigtvis besökaren detta.
• Regelverk_havsbad.docx
• Det är tydligt vad det är för dokument och vad syftet är, men vad är giltighetstiden? Gäller regelverket fortfarande, eller är det här en äldre version?

Var noga med att även undvika interna förkortningar och autogenererade namn. Det är omöjligt för en besökare att veta vad ”jbf-42.pdf” handlar om utan att öppna dokumentet.

Metadata i filen

Bidrag till att besökare hittar dokumentet: Liten.
Bidrag till att Google hittar dokumentet: Stor.

För de flesta är metadata lite överkurs, så vi håller det kort: Metadata, bokstavligen ”data om data”, är information om ett dokument som ligger inbakad i dokumentet, men som i normala fall inte är synliga för läsaren. Metadata för PDF- och metadata för Office-filer redigeras på olika sätt, och används av operativsystem, Google, och andra program för att få information om dokumentet.

Google använder sig av metadatan för att identifiera filer och presentera dem i ett sammanhang. Genomsnittliga användare använder sällan metadata manuellt, om än den är synlig i vissa program.

Hur formulerar man metadata?

Planerar man att göra dokument sökbara är det viktigt att man använder metadatan för att bidra till detta. Tänk därför på följande vid författande av metadata:

• Titlar ska vara tydliga och beskrivande, t.ex. ”Kommunens trivselregler för allmän plats, 2014”.
• Innehållsbeskrivningar ska vara lättlästa, men även innehålla nyckelord från dokumentet, då Google och andra program knyter an till dessa. I exemplet ovan kan det vara bra att inkludera nyckelorden från titeln, namn på platser som ofta omtalas, särskilda regler som många frågar om (t.ex. ”alkohol” eller ”eldning”), eller andra termer som kan kopplas till dokumentets syfte. Detta kan förbättra detaljnivån i Google-sökningar.
• Ange gärna författarorganisationen (t.ex. ”Vizzit AB”) och dess källa (t.ex. ”www.vizzit.se”). Detta underlättar att dokumenten kopplas till er organisation.
• Vissa dokument skapar metadata automatiskt. Dubbelkolla att metadatan i ett dokument är information ni vill dela med er av innan ni publicerar dokumentet.
  T.ex. visade en kontroll av en slumpmässigt vald kommunwebbplats att många av deras Excel-filer författats av Lars Larsson; ett medvetet val, eller ett misstag?

Sidan som dokumentet nås från

Bidrag till att besökare hittar dokumentet: Medel.
Bidrag till att Google hittar dokumentet: Medel.

En dokumentlänks sammanhang är viktigt för både besökare och Google. Världens mest välformulerade länk till ett dokument med ett perfekt filnamn och metadata spelar ingen roll om besökaren aldrig ser den. Därtill kommer Google att undervärdera dokumentet om den saknar ett tydligt sammanhang.

Besökaren vill ha information som gör det tydligt var de kan förvänta sig att hitta ett dokument. Google behöver nyckelord att associera dokumentets titel och beskrivning med.

Hur formulerar man sidinnehåll för sökbarhet?

Det finns inga enkla sätt att garantera bra och sökbart innehåll, men här är två utgångspunkter:

1. Människor är byggda för att hitta samband. Formulera därför innehåll så att det är lättläst och sakligt, men även så att dokumenten naturligt passar in i sammanhanget. Information om besök till cirkus hör inte hemma i kategorin ”Näringsliv”, även om det rent tekniskt sett rör sig om näringslivsverksamhet. Presentera istället informationen där besökare förväntar sig att hitta den, t.ex. på en sida om fritid och nöje!
2. Google letar också efter samband. Gör det därför lätt för Google att presentera era dokument i rätt sammanhang, genom att inkludera viktiga nyckelord i texten där dokumentets länk finns. Sidan som innehåller ett dokument med cirkusens schema bör rimligen innehålla information om cirkusens namn, den egna organisationens namn, och andra relevanta fraser, t.ex. ”event”, ”sommar”, ”juli”, och ”familjevänlig”.

Gör ett dokument sökbart på 3 minuter

Att genomföra allt som presenteras i denna guide kan framstå som överväldigande, och då har vi bara skrapat på ytan. Delar av det vi diskuterat kan dessutom försvåras av interna policys och regler.

Så vad gör man om man har max 3 minuter på sig att göra ett dokument så lätt som möjligt att hitta?

Gör såhär:

1. Prioritera beskrivande länkar till dokumenten. Detta är den viktigaste faktorn för att både besökare och Google ska hitta rätt.
2. Lägg in en bra titel och några nyckelord i filens metadata. Detta tar max 45 sekunder om du har titeln klar.
3. Lägg in metadatatiteln som filnamn (dock utan mellanslag!). En välformulerad titel kan användas i båda syften.
4. Lägg eventuell tid du har över på att se till att länkens sammanhang på sidan är så uppenbart och tydligt som möjligt.

Betyder det att resten vi pratat om är överflödigt?

Nej. Låt oss vara tydliga: Desto mindre tid man lägger på det vi tagit upp i denna guide, desto sämre blir sökbarheten bland dokumenten på webbplatsen.

Många upplever det som svårt att prioritera sökbarhet över annat. Vissa får inte så mycket trafik från Google, och känner att det inte är värt att lägga tid på sökbarhet. Samtidigt är bristande sökbarhet ibland själva anledningen till att man får oönskat låg trafik.

Vi rekommenderar att man åtminstone ser över sökbarheten i sina viktigaste dokument, och gör det lätt för besökare och Google att hitta dem.

Det viktigaste budskapet

Om man bara tar med sig ett enda budskap från denna guide så bör det vara följande: Var medvetna om vilken påverkan sökbarhet har på er verksamhet. Och om ni väljer att inte göra era dokument sökbara, se till att det är ett aktivt val, och inte ett resultat av okunskap.

Mvh,

Vizzit
Make your website happy

”Vizzits webbguide” är en serie guider som innehåller enkla tips på hur du kan förbättra din webbplats och make your website happy.